L’Audit Entratel non riguarda soltanto la correttezza degli invii telematici, ma l’intera organizzazione documentale dello studio: incarichi, impegni alla trasmissione, deleghe, dichiarazioni, ricevute, accessi ai servizi fiscali e documentazione del visto di conformità. Una procedura realmente difendibile deve consentire di ricostruire ogni adempimento attraverso una sequenza coerente e verificabile. Il contributo analizza le richieste dell’Ufficio, la delega unica, il registro cronologico, la sicurezza degli accessi, il ravvedimento e le azioni correttive, proponendo una checklist per il controllo interno dello studio.
Per affrontare un Audit Entratel non basta dimostrare che dichiarazioni e comunicazioni siano state correttamente trasmesse: lo studio deve poter ricostruire incarichi, impegni, deleghe, ricevute, consegne, accessi ai servizi telematici ed eventuali controlli svolti ai fini del visto di conformità.
L’Audit Entratel non si limita a verificare la regolarità degli invii telematici. Il controllo investe anche le modalità con cui lo studio formalizza gli incarichi, amministra le deleghe, conserva la documentazione, tutela i dati e assolve gli obblighi connessi al visto di conformità.
Per affrontare efficacemente la verifica occorre quindi disporre di una procedura interna strutturata, in grado di documentare con chiarezza e continuità ogni fase rilevante dell’attività professionale.
I controlli dell’Agenzia sugli intermediari, l’Audit Entratel
Il potere dell’Agenzia delle Entrate di verificare l’attività svolta dagli intermediari trova fondamento nell’art. 8 del decreto dirigenziale 31 luglio 1998.
La circolare 19 febbraio 2008, n. 11/E, ha precisato che i controlli affidati agli uffici di audit esterno sono funzionali all’eventuale successiva contestazione delle violazioni e all’irrogazione delle relative sanzioni. La verifica riguarda quindi, in via diretta, la condotta dell’intermediario e la correttezza degli adempimenti posti a suo carico. Assumono particolare rilievo, sotto questo profilo, la documentazione dell’incarico ricevuto, il rispetto dei tempi di trasmissione, la regolare gestione delle deleghe e la corretta conservazione delle copie delle dichiarazioni inviate.
Come prende avvio la verifica
L’attività delle strutture regionali non presenta carattere meramente casuale. Gli interventi possono essere indirizzati sulla base di anomalie, elementi di rischio, segnalazioni o risultanze derivanti dal confronto delle informazioni disponibili nei sistemi dell’Amministrazione.
Accesso in studio o richiesta documentale
Il controllo può avvenire mediante accesso presso lo studio oppure attraverso una richiesta documentale trasmessa con modalità formali. Una parte rilevante dell’attività consiste nella verifica a campione della corrispondenza tra soggetti per i quali sono stati effettuati invii telematici e documentazione conservata dall’intermediario.
L’oggetto della verifica deve comunque risultare sufficientemente determinato. Lo studio dovrebbe pertanto ricondurre ciascuna richiesta alla finalità dichiarata dall’Ufficio, identificando i documenti effettivamente pertinenti ed anche in considerazione degli obblighi di riservatezza e di protezione dei dati riferiti agli altri clienti dello studio.
Al termine dell’attività ispettiva può essere redatto un processo verbale nel quale sono descritte le operazioni compiute e le eventuali irregolarità rilevate. La fase successiva assume particolare importanza sotto il profilo difensivo, poiché l’intermediario deve poter rappresentare le proprie osservazioni e produrre gli elementi utili prima dell’eventuale adozione di provvedimenti sanzionatori.
Il limite alle richieste documentali in fase di Audit Entratel
Anche nell’Audit Entratel deve essere evitata, in linea generale, la richiesta meramente duplicativa di dati già integralmente disponibili all’Amministrazione. L’applicazione dell’art. 6, comma 4, L. 212/2000 richiede tuttavia cautela, poiché la disposizione si riferisce al contribuente, mentre il controllo sull’intermediario è diretto a verificare obblighi documentali e professionali autonomi. L’art. 6 stabilisce, infatti, che al contribuente non possono essere richiesti documenti e informazioni già in possesso dell’Amministrazione finanziaria o di altre amministrazioni pubbliche da lui indicate.
Il principio risponde a un’esigenza precisa: l’attività di controllo non deve tradursi nella duplicazione di adempimenti quando il dato può essere acquisito direttamente attraverso le banche dati pubbliche.
Rientrano, in linea generale, tra le informazioni già conosciute dall’Agenzia le dichiarazioni fiscali trasmesse telematicamente, le certificazioni uniche, le comunicazioni delle liquidazioni periodiche IVA, i dati dei versamenti effettuati mediante modello F24, i corrispettivi telematici e le fatture elettroniche transitate attraverso il Sistema di Interscambio.
Lo stesso principio trova una significativa conferma nell’art. 36-ter, comma 3-bis, D.P.R. 600/1973, che, nell’ambito del controllo formale, esclude la richiesta di documenti relativi a informazioni presenti nell’Anagrafe tributaria o già trasmesse da terzi in adempimento di obblighi dichiarativi, certificativi o comunicativi. La norma disciplina il controllo formale delle dichiarazioni e non direttamente l’Audit Entratel; può quindi essere richiamata come espressione di un principio di non duplicazione documentale, non come limite automaticamente applicabile a ogni richiesta rivolta all’intermediario. La disposizione ammette una richiesta ulteriore quando occorra verificare requisiti soggettivi non desumibili dai dati disponibili oppure quando emergano divergenze rispetto a quanto dichiarato.
Il principio richiede tuttavia una distinzione particolarmente importante nell’Audit Entratel.
Dato già conosciuto e prova dell’adempimento sono diversi
Un conto è chiedere nuovamente un documento per acquisire un’informazione che l’Agenzia già possiede. Altro è richiedere quello stesso documento per verificare un adempimento autonomamente posto a carico dell’intermediario. La dichiarazione trasmessa, ad esempio, è già presente nei sistemi dell’Amministrazione. Ciò non consente però di accertare, attraverso il solo file dichiarativo, se l’intermediario abbia acquisito tempestivamente l’impegno alla trasmissione o abbia correttamente conservato la documentazione di propria competenza.
Occorre inoltre considerare che il patrimonio informativo disponibile presso l’Agenzia non coincide necessariamente con l’intero fascicolo documentale dell’operazione. Il file XML della fattura non dimostra, ad esempio, l’avvenuto pagamento, l’esistenza di un contratto sottostante o l’esecuzione degli ulteriori controlli richiesti per una determinata agevolazione. Tali elementi possono quindi essere legittimamente richiesti quando risultano pertinenti all’oggetto della verifica.
La linea di demarcazione deve pertanto essere individuata nella finalità della richiesta. Se l’Ufficio richiede la mera riproduzione di un dato già integralmente disponibile nei propri archivi, la richiesta deve confrontarsi con il limite posto dall’art. 6, comma 4, L. 212/2000. Se, invece, il documento viene richiesto per verificare la corretta formazione del fascicolo dell’intermediario o l’effettivo svolgimento di uno specifico controllo professionale, la circostanza che l’Agenzia disponga già del medesimo dato non rende, di per sé, inutile l’esibizione. È dunque necessario individuare, per ciascuna richiesta, non soltanto quale documento venga richiesto, ma soprattutto quale fatto l’Amministrazione intenda provare attraverso quel documento.
La procedura interna come presidio probatorio
Uno studio difendibile dovrebbe poter ricostruire, per ciascun cliente, una sequenza documentale coerente. L’incarico professionale, l’impegno alla trasmissione, l’eventuale delega, la copia della dichiarazione inviata, la ricevuta dell’Agenzia e la prova della consegna al contribuente devono essere collegati in modo univoco. La stessa logica vale per la documentazione utilizzata in presenza del visto di conformità.
L’obiettivo non è accumulare documenti, ma collegare ciascun documento a un adempimento preciso. Un archivio ordinato riduce il rischio che una carenza organizzativa venga scambiata per assenza della prova.
Impegno, dichiarazione e conservazione
L’art. 3 D.P.R. 322/1998 disciplina gli obblighi dell’intermediario incaricato della trasmissione. Alla ricezione della dichiarazione o dell’incarico per predisporla deve essere rilasciato l’impegno alla presentazione telematica. Quando l’incarico riguarda più dichiarazioni o comunicazioni, può essere utilizzato un impegno cumulativo, purché siano rispettati i requisiti e i limiti temporali previsti dalla disciplina dell’impegno cumulativo e risultino individuabili le dichiarazioni o comunicazioni comprese nell’incarico.
Occorre distinguere la posizione del contribuente da quella dell’intermediario. Il contribuente conserva la dichiarazione debitamente sottoscritta. L’intermediario, ai sensi dell’art. 3, comma 9-bis, D.P.R. 322/1998, conserva anche su supporto informatico la copia delle dichiarazioni trasmesse per il periodo previsto dall’art. 43 D.P.R. 600/1973. L
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